取引先マスタ（顧客リスト）を整える手順

会計ソフトや販売管理システムを入れ替えるとき、年度の始めに取引先を見直すとき。何年も使ってきた取引先マスタは、書き方のばらつきや二重登録がたまっています。CSV で取り出して、次の順に整えると手戻りが少なくなります。

1ばらばらのファイルを 1 つにまとめる

部署ごと・年度ごとに分かれた一覧があるなら、先に 1 つにまとめます。列の順番や列の有無がファイルによって違っても、CSV の結合・分割なら見出しの名前で列を合わせてまとめられます。「元のファイル」の列を足しておくと、あとでどこから来た行か分かります。

古いシステムから書き出した CSV は Shift_JIS、新しいサービスは UTF-8 のことが多く、混ざると文字化けします。まずCSV 文字化け・文字コード変換で直します（理由はCSV を Excel で開くと文字化けする理由）。

次に、「ＡＢＣ商事」と「ABC商事」、「ｶﾌﾞｼｷｶﾞｲｼｬ」と「カブシキガイシャ」のような全角・半角の混ざりを全角・半角の一括変換でそろえます。英数字は半角、カタカナは全角が無難です。ここをそろえておくと、あとの重複チェックで見つかる組が増えます。

Excel で CSV を開いて保存し直すと、北海道の郵便番号や電話番号の先頭の 0 が消えることがあります。防ぎ方は先頭の 0 が消える理由と防ぎ方をご覧ください。

「0312345678」「03(1234)5678」「+81 3 1234 5678」のような書き方を、電話番号のハイフンで「03-1234-5678」の形にそろえます。市外局番の長さは 2〜5 桁とばらばらなので、Excel の式ではうまく区切れません（理由）。

仕入先の登録番号は、インボイスの登録番号チェックで「T」の付け忘れ・桁の不足・検査用数字が合わない番号を先に見つけます。そのあとで、残った番号を国税庁の公表サイトで確かめると件数を減らせます（仕組みと確かめ方）。

最後に住所録の重複チェックで、同じ取引先が何度も載っている行を見つけます。名前の空白・全角半角・「(株)」と「株式会社」・住所の書き方の違いを吸収して比べます。電話番号の列を選ぶと、「山田商事」と「山田商事株式会社経理部」のように名前の書き方が大きく違う行も、電話番号が同じなら組にして示します。

ここまでの手順で書き方をそろえてあるほど、見つかる重複が増えます。重複を除くのを最後にするのはそのためです。

元のファイルを残す：どのツールも元のファイルは変えず、新しいファイルとして保存します。元のファイルは消さずに取っておいてください
取り込み先の決まりを確かめる：取り込み先のシステムが求める文字コード・列の並び・番号の書き方（ハイフンの有無など）を先に確かめておくと、そろえ方を決めやすくなります
個人の情報の扱い：このサイトのツールは、読み込んだファイルをブラウザの中だけで処理し、どこにも送信しません

各手順の根拠は、それぞれのツールと解説のページに載せています（日本郵便の郵便番号データ、総務省の電気通信番号指定状況、国税庁の法人番号・適格請求書発行事業者公表サイトなど）