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年賀状の前に住所録を整える手順

宛名を印刷してから誤りに気づくと、はがきも手間も無駄になります。住所録を CSV で持っているなら、印刷の前に次の順で整えておくと安心です。

1文字化けを直す

別のソフトから書き出した CSV を Excel で開くと、文字が「縺薙ｓ縺ｫ縺｡縺ｯ」のように化けることがあります。多くは文字コード（UTF-8 と Shift_JIS）の食い違いです。化けたまま上書き保存すると元に戻せなくなるので、先にCSV 文字化け・文字コード変換で直します。理由はCSV を Excel で開くと文字化けする理由と直し方で説明しています。

2二重に載っている人を除く

何年も使っている住所録には、同じ人が少し違う書き方で二度入っていることがよくあります。「山田太郎」と「山田 太郎 様」、「1丁目2番3号」と「1-2-3」、「髙橋」と「高橋」などです。Excel の「重複の削除」は文字が完全に同じ行しか見つけないので、こうした行は残ります。

住所録の重複チェックは、こうした書き方の違いを吸収して、重複している行の組を示し、重複を除いた CSV を作ります。あわせて次の 2 つも一覧にします。

3郵便番号と住所の食い違いを確かめる

郵便番号の打ち間違いや、町の名前と合わない番号は、見た目では気づきにくい誤りです。住所録の郵便番号チェックは、日本郵便が公開している郵便番号データで、番号と住所が合っているかを一度に確かめます。存在しない番号や、市区町村が合わない番号を一覧にし、郵便番号が空欄の行には住所から候補を出します。反対に、郵便番号はあるのに住所が空いている行は、郵便番号から住所を一括入力で町域まで埋められます。

郵便番号は新しくできたり、なくなったりします。日本郵便は郵便番号データを毎月更新しているので、何年も前に入れた番号も一度確かめておくと安心です。

4書き方をそろえる

5印刷ソフトに合わせて保存する

宛名印刷ソフトやはがき作成サービスによって、読み込める CSV の文字コードが違います。古いソフトでは Shift_JIS、新しいソフトやウェブのサービスでは UTF-8 を求めることが多いので、読み込みで文字化けしたら、CSV 文字化け・文字コード変換で相手に合わせた文字コードに変えます。

CSV を Excel で開いて保存し直すと、北海道の郵便番号（0 で始まる番号）や電話番号の先頭の 0 が消えることがあります。防ぎ方と戻し方はExcel で郵便番号や口座番号の先頭の 0 が消える理由と防ぎ方にまとめています。

住所録の扱いについて

このサイトのツールは、読み込んだ住所録をブラウザの中だけで処理し、どこにも送信しません。ページに通信を禁止する設定を入れているので、仕組みとしても外へ送れません。郵便番号のチェックでは、照合に使う郵便番号データだけをこのサイトから丸ごと読み込みます。

参考にした資料